구글 문서는 대응성이 뛰어나고 클라우드 환경으로 쓸 수 있으며 고급 공동 작업 기능이 포함되어 있어 널리 사용되고 있다. 그러나 대부분 기술과 마찬가지로 때때로 사용하기에 까다로울 수 있다.

전반적인 편집 환경을 좀더 개선하기 위해 구글은 구글 문서를 최대한 활용하는 방법에 대한 몇 가지 팁을 제공한다. 다음은 17가지 구글 문서 팁이다.
 

구글 문서 팁 : 창을 변경하지 않고 검색하기

 
구글이 구글 문서 자체에 검색 엔진 기능을 추가해 사용자는 현재 창에서 나가지 않고도 검색 작업을 추가할 수 있다. 문서의 '익스플로러(explore)' 도구는 더 큰 익스플로러(Explore) 탭에 있거나 애플 사용자를 위해 Ctrl-Alt-Shift-I 또는 Cmd-Alt-Shift-I를 클릭하여 찾을 수 있다. 구글 이미지, 검색 결과, 관련 문서를 상대적으로 쉽게 추가할 수 있다.

구글 문서 팁 : 전체 단락을 문서로 이동

문서의 한 섹션에서 다른 섹션으로 전체 단락을 이동하려면 해당 섹션을 복사하여 붙여넣은 다음 원래 위치에서 삭제할 수 있다. 그러나 문서가 크고 변경 작업이 많은 약간 지저분해져 실수로 중복된 정보가 생성될 수 있다. 이러한 불편을 피하기 위해 키보드를 사용하여 전체 단락을 위아래로 쉽게 이동할 수 있다. 방법은 다음과 같다. 

이동할 텍스트를 강조 표시하라. 그런 다음 Alt와 Shift(또는 맥에서는 옵션 시프트)를 누른 다음 키보드 화살표를 사용하여 전체 섹션을 문서 위아래로 이동하라.
 

구글 문서 팁 : 전자 서명 추가

 

전자 서명은 여러 문서에 개개인의 의견을 추가할 때 유용하다. 문서를 인쇄하고, 실제로 서명하며, 다시 PC로 스캔한 다음 이메일로 발송한다. 전자 서명을 만드는 방법은 다음과 같다. '삽입'탭에서 '그리기'를 선택한 다음 '낙서' 옵션을 선택하라. 거기에서 서명을 그릴 수 있다.
 

구글 문서 팁 : 반복된 텍스트 관리

 
프로젝트 문서의 초안에 "더 많은 설명이 필요하다"라고 자주 쓰는 프로젝트 매니저라고 하자. 시간을 절약하려면 구글 문서의 텍스트 문서 내부에서 도구, 환경 설정으로 이동하라. 팝업 창이 나타나면 '자동 대체' 아래에서 '대체' 제목 아래에 nme를 입력하고 '함께' 제목 아래에 자세한 설명이 필요하다. 그런 다음 확인을 클릭하라.

다시 문서에 nme를 입력하고 스페이스 바를 누른다. "더 많은 설명이 필요하다"가 자동으로 나타난다. 

작동하지 않으면 도구, 환경 설정으로 돌아가 '자동 대체'가 선택되어 있는지 확인하라. 짧은 대체 단어를 선택하고 고유한 문자 조합을 사용하면 구글 문서에서 사용자가 원하는 단어를 대체하여 대용할 수 있다.
 

구글 문서 팁 : 더 많은 작업 공간 확보하기

화면에서 더 많은 여유 공간을 확보하려면 보기 내에서 컴팩트 컨트롤로 이동하거나 문서 내에서 Ctrl-Shift-F를 누른다. 이 기능은 텍스트 문서, 도면, 스프레드시트, 프리젠테이션의 메뉴 막대 크기를 줄여 준다.

모든 개별 문서 유형에 대해 이 기본을 설정해야 함을 기억하라. 따라서 텍스트 문서에서 소형 컨트롤을 설정하면 스프레드시트 편집기에서 스프레드시트를 설정하기 전까지는 스프레드시트에서 이 레이아웃을 사용하지 않는다.

더 많은 공간이 필요하면 문서를 전체 화면으로 보라. 이 설정은 전체 디스플레이 크기로 확장되지는 않지만 브라우저 탭 전체를 차지하고 모든 구글 문서 메뉴와 툴바를 숨긴다.
 

구글 문서 팁 : 북마크 추가

 
매우 긴 문서를 작성하는 경우 읽기나 공동 작업을 좀더 쉽게 하기 위해 섹션으로 나눌 수 있다. 북마크 섹션은 본질적으로 문서의 특정 부분에 대한 하이퍼링크 사이드바를 만든다. 삽입 후 북마크로 이동해 북마크를 만든 다음 메시지가 나타나면 링크를 삽입하라.
 

구글 문서 팁 : 일반 텍스트 파일보기

 
Emacs, Gedit, Notepad, Vim 같은 일반 데스크톱 텍스트 편집기를 사용하려는 경우 해당 앱에서 생성된 파일은 구글 문서에 표시되지 않을 수 있다. 일반 텍스트 파일을 구글 문서에 업로드하기 전에 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기를 선택한 다음 .txt 파일 이름 확장명을 추가한다. 이제 아무 문제없이 구글 문서에서 해당 문서를 읽을 수 있다. 
 

구글 문서 팁 : 음성 입력

구글은 사용자가 간단한 음성 명령으로 텍스트를 작성하고 편집할 수 있도록 구글 문서에 대한 음성 입력을 시작했다. 예를 들어 '강조[단어]'라고 말한 다음 '삭제'를 사용하여 해당 단어를 삭제할 수 있다. 이 기능을 사용하려면 '도구'에서 '음성 입력'으로 이동하라.

구글 문서 팁 : 댓글에 특정인 태그 달기

 
구글 문서에서 여러 사람과 공동 작업하는 경우 문서에 댓글을 달고 특정인을 태그할 수 있다. 이는 이메일로 알림을 받고 거기에서 응답할 수 있음을 의미한다. 댓글로 이동해 '이메일 주소를 입력하고 답글을 달면 된다. 
 

구글 문서 팁 : 개인 사전 만들기

 
특수 용어를 많이 사용한다면 구글 문서에서 이 단어를 맞춤법 오류로 인식하지 않도록 개인 사전을 만들 수 있다. 도구로 이동한 다음 개인 사전으로 이동한다. 거기에서 단어를 쉽게 추가할 수 있다.
 

구글 문서 팁 : 검색 사용(결국 구글이다)

구글 문서에서는 사용자가 잃어버렸던 문서를 만들고, 받고, 공유하기가 쉽다. 파일을 깔끔하게 정리하고 보관하기 위해 파일 및 폴더 규칙이 필요한 것은 아니다. 문서로 이동하여 로그인하고 찾고 있는 것을 검색하라. 구글 문서 유형과 관계없이, 검색어가 문서나 파일에 있는지에 관계없이 구글 문서는 검색어를 찾아줄 것이다.
 

구글 문서 팁 : 알림 끄기

 
이메일 알림을 중지하려면 문제가 되는 문서를 열고 화면 오른쪽 상단의 설명 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 알림 설정을 선택하라.

팝업 창에서 이 문서에 대한 이메일 알림을 보내지 않기(권장하지 않음)를 선택하라. 전체 수신 거부가 너무 극단적이라면 여러 필터를 사용할 수 있다. 예를 들어, 댓글에 언급되어 있거나 댓글을 단 사람이 답장한 경우에만 알림을 받을 수 있다. 원하는 설정을 지정했으면 확인을 클릭한다.
 

구글 문서 팁 : 추가 메뉴 옵션 검색

 
구글 문서에는 눈에 보이는 것보다 많은 문맥 메뉴 옵션이 있다. 문서에서 Alt 키를 누른 상태에서 키를 누르면 '메뉴 검색' 옵션이 표시된다. 다른 워드 프로세싱 애플리케이션에서 사용한 거의 모든 기능을 여기에서 찾을 수 있다.
 

구글 문서 팁 : 다른 탭에서 구글 문서 열기

 
기본적으로 구글 문서는 문서를 클릭하자마자 문서를 열지만 새 탭에서 문서를 열 수 있도록 문서의 동작을 변경할 수 있다. 한 번에 많은 일을 하는 경우 이상적이다. 문서 오른쪽의 세 점을 클릭하면 드롭다운 메뉴가 열린다. '새 탭에서 열기'를 클릭하라.
 

구글 문서 팁 : 누가 항목을 변경했는지 확인

 
구글 문서를 사용하면 필요한 만큼 세부적인 내용으로 누가 공동 작업 문서에서 어떤 변경 작업을 했는지 확인할 수 있다.

시작하려면 파일을 클릭하고 업데이트 내역을 확인하라. 사이드바가 오른쪽에 열리고 최근의 모든 문서 변경 내용이 자세히 설명된다. 문서를 편집한 모든 사람이 사이드바에 해당 색상으로 나타난다.

다른 편집기의 변경 사항은 할당된 색상으로 강조 표시된다. 스프레드시트에서 셀 별 수정과 같은 추가 세부 정보를 보려면 사이드바 하단의 더 자세한 수정 버전 표시 버튼을 클릭하라. 문서를 이전 버전으로 복원하려면 기록에서 원하는 버전을 찾은 다음 편집기의 이름 아래에서 이 버전 복원을 클릭하라. 색상 강조 표시 없이 문서 개정판을 보려면 사이드바 하단의 변경 사항 표시 상자를 선택 취소하라. 변경하지 않고 업데이트 기록을 종료하려면 사이드바 상단의 X를 클릭하라.
 

구글 문서 팁 : 빠른 이미지 삽입

구글 문서에서는 데스크톱에서 문서로 파일을 드래그 앤드 드롭하여 거의 모든 이미지를 새로운 텍스트 문서에 삽입할 수 있다(크롬, 파이어폭스, 인터넷 익스플로러, 사파리 등 최신 버전의 주요 브라우저를 사용하는 경우).
 

구글 문서 팁 : 오프라인 작업

 
구글 문서는 이제 모든 사용자를 위해 오프라인으로 작성하고 편집할 수 있게 했다. '오프라인 동기화 사용' 설정을 통해 사용자가 파일을 기기에 다운로드하고 오프라인에서 수정할 수 있다. 인터넷 연결이 다시 설정되면 문서가 자동으로 이러한 파일을 동기화하고 업데이트한다.

문서 홈페이지에서 세 개의 수평선으로 표시되는 왼쪽 메뉴 옵션을 클릭한 다음 설정을 선택하고 오프라인 동기화를 '사용 설정'한다. 그러면 새 창이 열리고 오프라인 동기화를 사용하도록 선택할 수 있다. ciokr@idg.co.kr